Das papierlose Büro!

Hallo Leute!

Während ich neben dem hektischen Arbeitsalltag versuche wenigsten schon ein wenig weiter zu lernen ………. warte ja auch noch auf das Ergebnis (als „NRW-ler“) ……. darf ich vom Thema Lehrgang mal kurz auf ein anderes Thema abschweifen: 🙂


Wer von Euch arbeitet in Büros, die fast komplett nur noch digital laufen?

Wie gefällt Euch das Digitalisieren? Macht Euch die Arbeit mehr Spaß, wenn vieles automatisch läuft? Und könnt Ihr Euch den Alltag ohne digitales Arbeiten gar nicht mehr vorstellen?

Wir selbst sind jetzt in den letzten zwei Jahren erst angefangen regelmäßig Steuererklärungen vor-auszufüllen (Stichwort VAST), Mandanten mehr an das Buchführungs – Belege – Scannen zu gewöhnen, Word- und Excel-Dateien nicht mehr zu drucken und in den Ordner zu heften, sondern nur noch digital abzulegen und zu verschlagworten …………..

Anfangs war das eine total Belastung – aber mittlerweile macht das irgendwie Spaß Fälle, die man mit Kollegen bespricht, auch von einem anderen Schreibtisch sofort griffbereit zu haben! (Kollegen im besten Alter von ca. 50 waren zum Teil genervt – es hat immer mit wenig EDV alles super funktioniert – warum dann jetzt wieder anders ……)

Unser Geschäftsführer (auch mitten im Leben bezüglich des Alters) meinte allerdings diese Woche, dass er das PAPIERLOSE BÜRO bei uns wohl nicht mehr erleben wird 🙂

– denn wir fahren oft zum Mandanten (i.d.R. Landwirte) raus und haben nicht überall auf den kleinen Dörfern/ auf den Höfen überall perfektes Internet – also ………… häufig wieder zurück zum Drucken! 🙂 BACK TO THE ROOTS! 🙂

Würde mich interessieren, wie Ihr die Digitalisierung seht! Habe vor kurzem in den sozialen Netzwerken einen Steuerberater – Eintrag gelesen, in dem ein Einzelkämpfer sagte – er nimmt nur noch Mandate, die auch Belege einscannen (das könnten wir uns bei gestressten Landwirten nicht erlauben …………)

Ich wünsche allen Lesern, die bereits Ergebnisse bekommen haben, dass sie im Prüfungslauf weiter zur Mündlichen kommen!

Und ich wünsche – auch wenn wir uns hier vorher nochmal schreiben/ lesen – uns allen eine schöne Weihnachtszeit, in der wir hoffentlich nicht nur für die Mündliche lernen!

Schönen Abend zusammen, Martin

18 Gedanken zu „Das papierlose Büro!

  1. Genau diese Situation kenne ich nur zu gut. Wo alle meine Lehrgangspartner (vor allem die, die mit Datev arbeiten) schon richtig weit sind mit dem Digitalisieren, läuft das bei uns hier im Büro nur schleppend an.

    Einige Kollegen (bei mir bereits) ab 40 wehren sich regelrecht dagegen und als junge Mitarbeiterin bleibt mir nichts übrig, als den Chef in der Argumentation zu unterstützen die Digitalisierung weiter anzugehen.
    Doch bei uns schläft auch die EDV Abteilung leider ein bisschen und so gibt es immer wieder Probleme und wir kommen nicht wirklich weiter.
    Dass es komplett papierlos geht, kann ich mir bei uns auch nicht vorstellen. Die Landwirte (auch wir betreuen überwiegend landwirtschaftliche Betriebe) sind darauf nicht wirklich eingestellt. Aus meiner Erfahrung ist jedoch die Folgegeneration nach Hofübergaben wesentlich aufgeschlossener, was digitales Arbeiten betrifft.

    Digitalisierung ist eben die Zukunft und auch Andersherum gibt es ja Mandanten, die den Steuerberater danach auswählen, ob papierlose Organisation möglich ist.

    Mal schauen, wie wir den Haufen hier in Schwung bekommen, wenn der Berater dann hoffentlich in Sack und Tüten ist. Bei mir in Sacshen gibt´s am 02. Januar Ergebnisse. Immerhin brauch ich mir keine Hoffnung machen, dass Sie schneller als die Vorjahre sein könnten…

  2. Als ich mit meiner Ausbildung angefangen habe, wurde noch mit DOS System gearbeitet. Die Buchhaltung wurde eingegeben, die Primanota mit dem Nadeldrucker ausgedruckt und abgehakt. Programmverbindung gab es nicht wirklich oder nur teilweise. Die Konten sah man nicht am PC, die kamen nach dem Senden immer im A5 Format aus Nürnberg und mussten dann kontrolliert werden und einsortiert, abgeheftet. Es ist Wahnsinn, wieviel sich diesbezüglich in 25 Jahren verändert hat. Habt Verständnis für die ältere Generation. Die haben (widerwillig) schon einige Umstellungen hinter sich. Wir Menschen sind nun mal Gewohnheitstiere, alles neue macht Angst, erst recht im Alter, wenn man von jüngeren überholt wird und befürchten muss, aussortiert zu werden…
    Wir sind auch dran mit der digitalen Welt. Scannen viel. Ganz papierlos geht es nicht. Bei den Mandanten ist es z. T. noch schwierig. Gerade die kleinen sehen überhaupt keinen Sinn darin, uns „Arbeit abzunehmen“. Aber irgendwann wird es schon werden.

  3. Hey, ja, ich glaube auch, dass es nach und nach besser laufen wird.

    Die Mandanten sehen, wie Ihr schon sagt, einfach noch nicht wirklich die Vorteile am digitalen Arbeiten.

    Also Schritt für Schritt – aber so ganz ohne Papier wird es wohl wirklich schwierig! 🙂

  4. Hallo aus der kleinen Kanzlei,

    das Wort „digital“ treibt hier dem Chef und anderen Kollegen ab Ü 40 auch die Perlen auf die Stirn.
    Weder wollen Sie es noch die Mandanten.
    Man muss dazu sagen der Mandantenstamm ist mit dem Chef gemeinsam alt geworden und
    wir jungen Mitarbeiter reden gegen eine Wand.
    Es bleibt der Pendelordner, es bleibt die individuelle Ablage des Mandanten.
    Nichts wird gescannt und nichts wird digital hinterlegt bei der Buchung ausser bei meinen kleinen KMUs und Neu-Mandanten. Diese müsse es aber auch selbst scannen und hochladen.
    Wir selbst nutzen Addison CS+ und haben alle Features aktiviert.
    Wenn man einen Mandanten überzeugt hat umzustellen kommt dann eine Gesetzesänderung, aktuell die Klarstellung zu den GoBD und das Mandat ist wieder verunsichert und bringt den Pendelordner……
    Das sogenannte Scann-Buchen-Archivieren bringt von Addison bei der Variante Mitarbeiter soll alles scannen keine Arbeitserleichterung da die Abschlussersteller eh in die Ordner schauen und nicht an den Buchungsbeleg oder dieser wird wieder ausgedruckt, kommentiert und abgeheftet.
    Die FiBu 4.0 ist hier eher so 0.5 eingetroffen im Jahr 2019 und ab 2020 bleibt es dabei.

    Solange der Gesetzgeber keine Verpflichtung dem Mandanten auferlegt, ich meine jetzt nicht die sinnlose Verfahrensdokumentation mit Ihren Ausuferungen, kommt hier auch kein Schwung rein.
    Aber der Gesetzgeber ist ja selbst bei „Digitalisierung 1.5“ und kann 0.5 empfangen und auswerten.

    Einfach abwarten was die Zeit bringt, nicht jeder Trend wird wie jetzt mit Unternehmen online oder Addison one click so bleiben.

    MFG

  5. Ich bin schockiert wie „rückständig“ einige Kanzleien sind. Mangels fortschreitendem Digitalisierungsgrad werden diese nicht mehr wettbewerbsfähig, sodass modernere Kanzleien den Mandantenstamm einfach abgreifen können. Die alten StB´s sterben aus wie die Dinosaurier. Die digitalen Prozesse sparen Zeit, sodass der StB sich auf honorarträchtigere Themen fokussieren kann.

    Die größeren Industrieunternehmen sind i.S. Digitalisierung innerhalb der Inhouse-Steuerabteilungen meilenweit voraus.

    Kleine Kanzleien werden kurz- bis mittelfristig aussterben!

  6. @alle: Danke für Eure fleißigen Beiträge! 🙂

    @Robert: Ja, das ist so – wie oben von @Siggi genannt – die Mandanten, die im erfahrenen Alter sind (ohne jetzt gleich *alle* über einen Kamm zu scheren), sind oft unmotivert mitzuziehen/ sehen noch keinen Nutzen in der digitalen Welt!

    Wenn der Gesetzgeber mehr Pflichten einführt als „haste mal ne Rechnung per Mail – dann muss diese auch elektronisch abgelegt sein – weiß aber auch keiner ob das alleine schon reicht um formale Mängel an einer Buchhaltung festzuhalten“ (salopp gesagt – wenn das einer anders sieht – gerne kommentieren)

    – werden viele Mandanten, die auch viele Rechnungen noch per Brief erhalten, auch noch warten …………. was das Ganze noch mehr in die Länge zieht …. 🙁

    @Prophet: Ich fürchte, dass Du Recht hast, denn auf sehr lange Sicht gesehen, kannst Du natürlich unwahrscheinlich Zeit sparen – und dann kümmerst Du Dich um die wirklich wichtigen Sachen (wie Du gerade so schön sagst)!

    Das es schwer fällt, ist andererseits natürlich auch etwas zu verstehen! Plötzlich wird nicht mehr so viel kopiert – aber jede Excelanlage und jedes Schreiben (auch das berühmte „Bescheid in Ordnung“) noch eben mit Datum verschlagwortet!

    Wer da eh keine große Freude an Technik hat

    und

    durch aktuell schwere Sachverhalte, für die es ggf. keine Paradelösung in den Richtlinien gibt

    (ich sag das jetzt mal ganz stumpf daher), bearbeitet,

    ist da unmotiviert – aber droht total auf der Strecke zu bleiben! 🙁

    @alle: Weitere Meinungen?!

  7. zum Thema Digitalisierung und Alter….

    ein ehemaliger Chef von mir wurde 1964 als Steuerbevollmächtigter bestellt und ist immer noch aktiv..

    zu heute sämtlichen körperlichen Gebrechen ist er fast blind, er kann nur noch mit einer Lupe das Blatt
    vor seinen Augen lesen…und ist 75 % im Jahr arbeitsunfähig bzw. im Krankenhaus..

    Computerkenntnisse = 0, ansonsten ständiger Mitarbeiterwechsel…

    hat Kanzlei ehemals von seinem Vater übernommen, sein Standpunkt: ‚Ich habe einen riesen grossen Fundus‘

    Möchte seine Kanzlei verkaufen, findet keinen der zahlt, Mandate…?

    Lebt von seinem ererbten Immobilienvermögen..

  8. Also meine Kanzlei, die bekanntermaßen ja noch keine 2 Jahre alt ist, arbeitet weitgehend papierlos.

    „Weitgehend“, weil ganz Papierlos natürlich nicht funktioniert. Natürlich muss ich manche Sachen drucken für ältere Mandanten oder für die Unterschrift unter der EStE. Nicht jeder bekommt eine Unterberaternummer und kann „Freizeichnung online“ machen. Das ist utopisch. Ich arbeite aber ständig an der Verbesserung der Kanzlei, z.B. digitale Unterschrift oder ähnliches.
    Das klappt alles ganz gut. Die Mitarbeiter kannten das alle nicht aus der anderen Kanzlei aber haben es weitgehend verinnerlicht. Natürlich hat der Eine oder Andere noch ein PostIt auf dem Tisch aber man muss es ja auch nicht übertreiben. Mein Motto ist „Die Vorteile der Digitalisierung nutzen“. Das heißt nicht, dass ich jemanden erschlage, der Papier benutzt oder hier und da mal umfangreiche Konten druckt um die abzustimmen.

    Nächstes Jahr bekommen wir DMS und ich habe mit den Mitarbeitern ausgemacht, dass die ein 13. Gehalt Weihnachtsgeld bekommen. Aber für jedes Dokument, das ich in der Kanzlei finde und nicht digitalisiert wurde, ziehe ich 10€ ab. Das motiviert alle!

    Übrigens unser Durchschnittsalter der fachlichen Mitarbeiter und Partner (inzwischen 5 Stück) ist 35 Jahre.

  9. Patrik, das ist vorbildlich. Aber wahrscheinlich einfacher, wenn man das von Anfang an so durchzieht, als zu versuchen eine alte Kanzlei umzukrempeln.
    Wir arbeiten tatsächlich schon seit 2004 (!) mit DMS. Und sind noch weit von papierlos entfernt. Wenn ihr meinen Schreibtisch gerade jetzt sehen könntet… Wir scannen den Posteingang im DMS, die Buchhalter scannen wichtige Belege ins DMS, wir JA-Leute scannen auch noch unseren Kram und legen unsere Excel-Aufstellungen zum JA dort ab. Die Bilanzen, StE etc werden auch da abgelegt. Aber wir haben immer noch eine Papier-Handakte, die der Chef zur Besprechung auf den Tisch bekommt. Und es gibt z.B. eine ältere Mitarbeiterin im Lohn, die sich jahrelang mit dem Argument „ich kann das nicht“ geweigert hat zu scannen (geht demnächst in Rente). Die Sicherheits-Papiertonne ist regelmäßig voll und wird des öfteren abgeholt. Es ist also alles verbesserungswürdig. Ich habe persönlich sehr viele Firmen im JA, die selbst buchen und auch mit fremden Systemen arbeiten. Da fasse ich schon noch sehr viel Papier an, auch wenn mittlerweile viele Belege und Unterlagen per e-mail kommen. Manchmal wäre mir allerdings ein schön sortierter Papier-Ordner lieber, als das e-mail-Chaos…

  10. Mich würde interessieren, mit welchen Softwarelösungen bzw. welchen Tools Prozesse in euren Kanzleien digitalisiert wurden? Bzw. welche Softwarelösungen notwendigerweise vorausgesetzt werden sollten, um wirklich auch digital arbeiten zu können.

    Wie dokumentiert ihr JA-Erstellungsarbeiten digital?

  11. Guten Tag liebe Kollegen,

    auch wenn wir wie oben beschrieben etwas Rückständig sind anbei die Tools welche sogar wir benutzen:

    – Addison Akte VAStBRM via Elster
    – elektronische Steuerkontenabfrage
    – E-Bilanz mit PDF Jahresabschluss
    – Addison one click = Cloudanwendung
    mit den Funktionen: online Bank, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Dokumentenaustausch, SEVDESK, Personal- und Zeiten

    Dateneinspielung aus fast allen Dritt-Systemen ist möglich per Akte Importer oder direkter Schnittstelle aus dem System Addison.
    Automatische Kontierung der importierten Bankdaten ist auch schon seit 2015 im Einsatz.
    Scan der Wirtschaftsgüter (Zu- und Abgang) und Hinterlegung bei den von mir geführten FiBus und Abschlüssen. Verknüpfung von Excel Vorlagen mit allen Formularen und Abschlussvorlagen.
    Geplant für Jahresabschluss- und Finanzbuchhaltungsprozesse ist analog zum Pro Check der DATEV das Addison Tool mit Checklisten geplant. Hinterlegt wird das Formular des DWS Verlages damit man Standardisiert bei allen prüfen/erstellen kann.

    Zur Vorbereitung eines DMS Systems sind alle Ordnerstrukturen und Inhaltsverzeichnisse bereits synchronisiert worden. Ebenso die Dauerakten.
    Wenn das DMS mal kommt kann man direkt die Strukturen übernehmen und digital ablegen.

    MFG

  12. Ich überlege auch schon eine ganze Weile, wie ich/wir unser Büro auf papierlos(er) umstellen könnten. Ganz ehrlich: ich würde gerne, aber mir fehlt eindeutig jemand der mich an die Hand nimmt und mir zeigt wie und mir vor allem bei der ganzen Einrichtung und dem Drumherum hilft. Was natürlich auch ein Kostenfaktor ist. Aber ich selber tu mich mit Technik echt schwer (obwohl ich noch keine 40 bin) und das Learning by Doing ist für mich wirklich anstrengend. Nicht falsch verstehen: ich sperre mich nicht aktiv dagegen, aber für mich ist vieles nicht intuitiv und alles Neue ist ein echter Kraftakt (bin auch ganz mies im Vokabeln lernen…). Wenn ich dann auch noch das Tagesgeschäft in einem permanent unterbesetzten Büro so „nebenbei“ wuppen soll, schiebe ich die Gedanken und Maßnahmen für die Digitalisierung auch zu gerne mal auf später. Ich befürchte dass sich das in nicht allzu ferner Zukunft rächen wird, aber bisher hab ich die Lösung dafür noch nicht gefunden.
    (Ich bin übrigens angestelllte Steuerberaterin mit Aussicht auf Übernahme des Büros, wenn der Chef in Rente geht.)

  13. @SteMe: Ich weiß genau, was Du meinst, dieses „Mal eben nebenbei“ ist erst ein echter Zeitfaktor – einiges, was man dann einspielt, bekommt man „irgendwann“ vielleicht ein Jahr später wieder.

    Bei Kleinen bezüglich der Einkünfte gemischten Steuererklärungen finde ich die VorAusgefüllteSTeuererklärung (VAST) schon sehr praktisch –

    Frage wäre auch, ob man Zeit einsparen könnte, wenn Mandanten Belege einscannen!

    Weiterhin frohes Schaffen!

  14. @SteMe: Ist bei uns leider ähnlich, und das Ganze später von wirklich null auf aktuellen Stand bringen, dazu noch die Mandanten überzeugen…mir „graut“ es auch schon vor diesen Themen, sollte ich die Prüfung schaffen und unsere alten Mandate übernehmen können. Da kommt man ja gar nicht zum Tagesgeschäft.
    Gibt es denn Stellen, an die man sich wenden kann um, wie du es so schön sagst, „an die Hand genommen zu werden“? Der Nachfolgeberater mit eigener, digital moderner Kanzlei? Die Datev? Auf Digitalisierung spezialisierte Kanzleien? Wer ist da überhaupt der richtige Ansprechpartner?

  15. @D.L.: Gute Frage

    – bei den VAST kann die Steuerberaterkammer meines Wissens helfen!

    Und für das Belege einscannen – werden die Anbieter wie DATEV oder ADNOVA oder oder ……..
    Schulungen und Hilfen anbieten.

    Ich wäre jetzt überfragt, wo man sich Hilfe für elektronische Handakten am Einfachsten holen dürfte ………. wir haben jetzt dafür den Elektronischen Leitz Ordner (kurz ELO).

    @alle: Allen Lesern einen guten Rutsch und ein erfolgreiches nächstes Jahr!

    Gruß Martin

  16. @Martin: Ich arbeite auch in einem eher kleineren Büro mit überwiegender Betreuung der Landwirte. Vor ca. 2 Jahren hatte ich meinen Chef endlich überredet, dass ich anfange die eine oder andere Buchhaltung digital zu machen. Bedeutete natürlich, dass ich auf mich alleine gestellt war. Hat aber alles super funktioniert. Nach und nach habe ich versucht die anderen Kollegen mit ins Boot zu holen. Das Interesse der älteren Generation war fast 0! 🙂 Mit der Digitalisierung der Buchführung habe ich angefangen die übrigen Sachen digital abzulegen um zu testen wie es denn so ankommt. Wir legen nun die Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und diverse Anlagen zum JA trotzdem doppelt ab (DMS+Papierakte)…. meiner Meinung nicht wirklich notwendig aber das Umdenken wohl doch schwierig!
    Es gibt auch irgendwie keine strikte Lösung; das eine wird noch in Papier abgelegt und das andere nicht mehr! Postein- und Ausgang wird leider auch noch nicht vollständig digital gemacht. Ich habe das Gefühl, dass sich viele gar nicht damit auseinandersetzen wollen/können.
    Viele der Landwirte braucht man gar nicht darauf anzusprechen, da sie dafür gar nicht offen sind. Die jüngere Generation ist da eher zugänglich. Einige kommen auch mal selbst an und fragen nach ob es möglich ist.
    Mit welchem Buchführungsprogramm arbeitet ihr?
    Bei uns steht in den nächsten 1-2 Jahren auch noch ein Umzug an. Der Keller ist voll mit Akten. Diese gehen weit über die Aufbewahrungsfrist hinaus. In vielen von den steckt noch jede Menge wichtige Info, auf die man irgendwie doch noch zugreift. Vor allem, wenn dann Nachkommen erben, ist man die Anlaufstelle. 🙂 Was macht man mit diesen ganzen Sachen?
    Und ob das neben der wirklichen wichtigen Arbeit nicht genug wäre, kommen die ständigen Aufklärungen wegen der digitalen Kasse, Bonpflicht und der Tarifglättung bei L+F!

    Naja dieses Jahr darf mich aus solchen Sachen etwas raushalten, da Schwerpunkt „schriftliche Steuerberaterprüfung 2020“.

  17. Hallo Eugenia!

    Danke für Deinen Kommentar zu diesem Thema!

    Wir selbst denken auch, dass das komplett papierlose Büro so schnell nicht kommen wird!
    Aber „papierarm“ ist ja schon mal die richtige Richtung. 🙂

    Selber arbeiten wir mit ADNOVA und ein ganz klein wenig DATEV – also wenn wir dann die Buchhaltung digitalisieren, wird das Ganze dann mit ADNOVA PLUS und UNTERNEHMEN ONLINE bearbeitet.

    Nebenbei bemerkt: Bei DATEV haben wir jetzt mal eine einzige (*STOLZ*) Handwerker – GmbH (auch UNTERNEHMEN ONLINE), die für die Erfassung von Material auch sofort eine Schnittstelle für DATEV hat

    (was für viele von Euch, die viele gewerbliche Betriebe betreuen, sicher Alltag ist – ist für mich mit vielen LuF – Mandaten dann fast schon ein Highlight)!

    Und so läuft noch mehr digital und automatisch ……. 🙂

    Das mit den Akten geht uns ähnlich – hat man vielleicht alte Wohnhausentnahmen bei LuF mit größerer Fläche oder alte Betriebsaufgaben LuF, die im Archiv des Finanzamtes als verloren gelten, so ist es doch Gold wert, man hat diese noch im Besitz! Welch ein Segen, sofern man mal Privatvermögen bei der dritten Folgegeneration nachweisen muss! 🙂

    Wir hätten – so aus dem Nähkästchen geplaudert – da auch noch ein paar Kisten alte Jahresabschlüsse, die wir uns problemlos vom Buchführungsprogramm nachbestellen könnten – trotzdem versauern diese noch in einigen Kartons, da keiner Zeit hat, sich darum zu kümmern ………….. wieder ein Argument mehr zu digitalisieren! 🙂 So ist in Zukunft das Archiv nicht mehr so voll mit Kartons! 🙂

    Aber das Archiv jetzt einscannen – ist auch nicht nebenbei zu meistern! Is klar ………..

  18. Auf jeden Fall ein wichtiger Punkt, vielleicht mit der Ergonomie im Büro noch die wichtigsten Bereiche. Man sollte nur darauf achten, dass auch alles mit den richtigen Geräten passiert. Gerade rundum eine bekannte Scannerfirma gab es ja viel Wirbel weil da falsche Sachen beim Scannen rauskamen.

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